74 Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex - Tài liệu tham khảo

Cuối quý kế toán tiêu thụ xác định kết quả tiêu thụ cho từng nhóm hàng,
sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hoá.
Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 để kết chuyển doanh thu.
Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn để kết chuyển giá vốn hàng bán.
Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh kết chuyển chi phí bán
hàng.
Sổ cái tổng hợp
TK 911
Quí IV/2000
Đơn vị: Đồng
TK ĐƯ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh có
511 Kết chuyển doanh thu bán hàng 114.874.651.927
632 Kết chuyển giá vốn hàng bán 106.286.783.037
641 Kết chuyển chi phí bán hàng 8.000.327.864
4212 Kết chuyển lãi thuần năm nay 587.541.026
Cộng phát sinh 114.874.651.927 114.874.651.927
Ngời lập Kế toán trởng
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Quí IV/2000
Chỉ tiêu Số tiền
1. Tổng doanh thu bán hàng 114.874.651.927
2. Các khoản giảm trừ
3. Doanh thu thuần 114.874.651.927
4. Giá vốn hàng bán 106.286.783.037
5. Lãi gộp 8.587.868.890
6. Chi phí bán hàng 8.000.327.864
7. Lợi nhuận trớc thuế 587.541.026
79

Sơ đồ 18
Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas -
Petrolimex.
chơng III
Phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp
vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
tại công ty Gas - Petrolimex.
I. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh, công tác
hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết qủa kinh doanh
tại công ty Gas - Petrolimex.
1. Nhận xét về hoạt động kinh doanh.
Công ty Gas - Petrolimex ra đời và hoạt động từ năm 1999 trong nền kinh
tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc. Công ty có những điều kiện thuận lợi là
không phải chịu ảnh hởng của cơ chế tập chung quan liêu bao cấp kìm hãm,
rằng buộc. Công ty có điều kiện tiếp cận với những quy luật của cơ chế thị tr ờng
và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty. Công ty đã không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận với những tiến bộ
khoa học-kỹ thuật và ứng dụng vào trong kinh doanh và trong quản lý.
80

Phân bổ chênh lệch
giá hạch toán và giá
vốn hàng tiêu thụ
trong kỳ
Kết chuyển giá
vốn hàng tiêu thụ
trong kỳ
Kết
chuyển
doanh thu
thuần
Kết chuyển chi phí
bán hàng
Kết chuyển lãi từ
hoạt động
kinhdoanh
TK 156xx2
TK 641
TK 421
TK 632
TK 511
TK 911
Kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh doanh
Nền kinh tế luôn vận động và phát triển, đặc biệt là trong nền kinh tế thị
trờng những biến động càng trở lên mạnh mẽ. Những biến động của thị trờng
chung ảnh hởng không nhỏ đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
Do đó bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng phải đơng đầu với không ít khó
khăn. Công ty phải cạnh tranh quyết liệt với các Công ty kinh doanh cùng
ngành hàng, mà đa phần là các công ty liên doanh với tên tuổi của các hãng lớn,
đầy kinh nghệm và tiềm lực tài chính trên thế giới đã thâm nhập vào thị tr ờng
Việt Nam nh hãng Sell, BP, Total, ELF Mặc dù vậy với tiềm năng sẵn có của
ngành Xăng Dầu, dới sự chỉ đạo, hỗ trợ của Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam
về vốn kinh doanh cộng với sự năng động linh hoạt của tập thể cán bộ công
nhân viên, Công ty đã đạt đợc một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết qủa
đó đợc thể hiện rõ qua số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong
những năm qua. Doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ
đối với nhà nớc, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày
càng đợc cải thiện. Công ty đã xây dựng cho mình một mạng lới tiêu thụ rộng
khắp trong cả nớc hoạt động có hiệu quả với 4 Chi nhánh lớn là: Hải Phòng, Đà
Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh và các cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội.
Trên cơ sở các phơng thức tiêu thụ phù hợp với từng khách hàng, từng thị trờng,
Công ty đã lập và thực hiện tốt kế hoạch bán hàng đối với từng thời kỳ, từng
nhóm hàng. Bên cạnh đó Công ty đã xây dựng đợc một đội ngũ nhân viên năng
nổ, nhiệt tình có trình độ chuyên môn nghệp vụ cao đã đảm bảo cho Công ty có
đợc sự phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng và là nhà cung cấp đáng tin
cậy vì vậy sản phẩm của Công ty ngày càng đợc ngời tiêu dùng và khách hàng
lựa chọn. Công ty là doanh nghiệp kinh doanh LPG chiếm thị phần lớn nhất
trong cả nớc.
Về bộ máy quản lý chung toàn Công ty đợc bố trí rất phù hợp theo hình
thức tổ chức quản lý trực tuyến tham mu đứng đầu là Giám đốc Công ty. Hình
thức này giúp cho công việc quản lý của Công ty rất hiều trong điều kiện phạm
vi hoạt động của Công ty lớn, quy mô sản xuất kinh doanh mở rộng với nhiều
Chi nhánh tại các thành phố khác nhau. Các phòng ban nghiệp vụ đợc bố trí hợp
lý thực hiện đúng chức năng của mình.
Song song với những mặt đã làm đợc, hiện nay Công ty vẫn còn tồn tại một
số hạn chế sau:
- Tình trạng chiếm dụmg vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần
quan tâm. Trong khi phải nợ một khoản tiền lớn thì Công ty lại bị khách hàng
chiếm dụng vốn (do cha thu hồi đợc nợ). Điều này làm cho hiệu quả sử dụng
vốn của Công ty giảm, hiệu quả kinh doanh sẽ không cao. Sở dĩ có điều này là
do ở Văn phòng Công ty khách hàng đến lấy hàng là phòng kinh doanh sẽ biết
hoá đơn GTGT để cấp hàng cho khách, còn việc thu hồi tiền hàng cũng nh nợ cũ
do phòng kế toán đảm nhiệm. Điều này dẫn đến nhiều khi công nợ của khách
hàng đã vợt mức d nợ cho phép nhng phòng kinh doanh vẫn viết hoá đơn cung
cấp hàng cho khách.
81

- Công tác nhập khẩu cha thực sự có hiệu quả , Công ty còn phải mua hàng
với giá cao từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng hoá chủ yếu là cạnh
tranh về giá. Hiện nay, hàng nhập khẩu của Công ty đều phải qua trung gian,
mua theo hình thức chuyển khẩu của các nớc khác nên giá cao hơn. Nguồn hàng
trong nớc (nhà máy Dinh Cố) cha đủ đáp ứng nhu cầu cầu thị trờng nên Công ty
vẫn phải nhập khẩu Gas từ nớc ngoài.
- Hiện nay, trong thị trờng cạnh tranh gay gắt, việc thu hút khách hàng và
tạo niềm tin của khách hàng làm cho họ trở thành khách hàng truyền thống của
Công ty là vấn đề cần đợc quan tâm, xem xét. Việc áp dụng các chính sách
giảm giá và chiết khấu là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh và phù hợp
với thông lệ trong kinh doanh thơng mại. Tuy nhiên, tại Công ty chính sách
chiết khấu cha đợc thực hiện và chính sách giảm giá đạt hiệu quả cha cao. Đó
là một bất lợi lớn cho Công ty trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay để chiếm
lĩnh thị trờng.
2. Nhận xét về công tác kế toán.
Nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
ở Công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản
lý của Công ty. Kế toán của Công ty đã ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán
tiền hàng đối với khách hàng, tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, cung
cấp số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh cũng nh công tác quản lý vốn của
Công ty đạt hiệu quả nhất định.
Hơn nữa, Công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội
ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần
trách nhiệm. Việc phân công công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên đã góp
phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách
chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính.
- Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là quy mô kinh doanh lớn,
các chi nhánh cách xa nhau, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ
kế toán tơng đối phù hợp mà công ty là hình thức Nhật ký- Chứng từ nhng có
cải tiến và đợc thực hiện toàn bộ trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn
Công ty. Công việc hạch toán đợc tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính
đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu đợc thực hiện thông qua cơ sở
nối mạng. Điều này cho thấy Công ty đã biết ứng dụng kỹ thuật công nghệ hiện
đại vào công việc hạch toán, nhằm giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán mà
vẫn đảm bảo đợc yêu cầu kế toán đặt ra là chính xác, đầy đủ, kịp thời và chi tiết.
Mặc dù về lý thuyết hình thức Nhật ký- Chứng từ không phải là hình thức sổ
phù hợp nhất cho áp dụng kế toán máy nhng Công ty đã có một chơng trình kế
toán riêng để ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận lợi
nhất.
- Công ty Gas - Petrolimex đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản kế toán
doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 CĐKT/TC ngày 01/11/1995 của
Bộ Tài Chính và các thông t hớng dẫn sửa đổi bổ sung. Công ty không sử dụng
82

hết các tài khoản theo quy định mà chỉ sử dụng những tài khoản cần thiết phù
hợp với đặc điểm của Công ty. Những tài khoản cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó
Công ty mở thêm những tài khoản chi tiết cấp 2, 3 để thuận tiện cho việc hạch
toán tơng ứng với đặc thù của Công ty.
- Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng theo đúng quy định của Bộ Tài
Chính. Ngoài ra Công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của Công
ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn Công ty
cũng nh trong ngành.
- Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản nhng lại theo dõi trùng lắp giữa thủ kho
và kế toán.
Tuy nhiên đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và
xác định k ết quả tiêu thụ ở Công ty Gas - Petrolimex, bên cạnh phần lớn những
u điểm còn tồn tại một số hạn chế:
- Con số kế toán là những con số biết nói. Tuy nhiên việc lập và phân tích
các số liệu kế toán về hàng hoá, tiền lơng, chi phí và tình hình tài chính của
Công ty hầu nh cha đợc bộ phận kế toán quan tâm. Điều này đã làm giảm nhẹ đi
ý nghĩa của công tác kế toán, làm giảm nhẹ đi chức năng tham mu cho Giám
đốc để có những quyết định hiệu quả cho kinh doanh trong nền kinh tế thị tr-
ờng cạnh tranh nh hiện nay.
- Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu theo
đúng chế độ quy định, các chứng từ do Công ty phát hành có đầy đủ các thông
tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng
trờng hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập:
+ Trờng hợp bán hàng qua kho Công ty và kho Chi nhánh,Xí nghiệp trực
thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng
từ đợc lập trớc khi ngời mua nhận đợc hàng. Giả thết nếu có sự thay đổi về hàng
hoá ghi trong hợp đồng , ngời mua từ chối nhận hàng thì rất khó xử lý số liệu vì
số liệu đã đợc nhập vào máy. Muốn hủy bỏ số liệu này kế toán phải lập một hoá
đơn GTGT khác để bỏ số liệu đã cập nhật vào máy dẫn đến lãng phí hoá đơn
GTGT, chứng từ vì chứng từ và hoá đơn ghi âm thì không có ý nghĩa kinh tế.
Trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp hoá đơn luân chuyển lòng
vòng không cần thiết. Chi nhánh, XN viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ gửi cho Văn phòng Công ty để xuất chuyển hàng sang kho thủ tục của Văn
phòng Công ty theo giá bán nội bộ Công ty. Văn phòng Công ty viết hoá đơn
GTGT cho khách hàng gửi cho Chi nhánh, Xí nghiệp để làm căn cứ cho Chi
nhánh, Xí nghiệp xuất hàng cho khách. Hàng hoá xuất cho khách trên chứng từ
là xuất từ kho thủ tục của Văn phòng Công ty nhng thực tế là vẫn nằm trong kho
của Chi nhánh, Xí nghiệp. Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân
chuyển chứng từ.
+ Trờng hợp bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập: Hàng hoá hoàn toàn
không nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối mà chỉ làm thủ tục coi nh nhập
83

kho. Thủ tục chứng từ hoàn toàn giống trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh,
Xí nghiệp. Hàng hoá xuất thẳng nhng trên chứng từ lại thể hiện hàng hoá đã
nhập kho và xuất tại kho của Chi nhánh cảng đầu mối. Nh vậy là phản ánh
không đúng sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên vẫn có thể chấp nhận đ ợc vì
kho thủ tục này giúp cho Văn phòng Công ty theo dõi đợc lợng hàng nhập-
xuất trong kỳ.
+ Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Các cửa hàng bán lẻ thờng gửi báo
cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ và các hoá đơn GTGT về phòng kế toán Công ty
không theo một chu kỳ đều đăn lúc 5 ngày lúc 10 ngày gây ra tình trạng thếu
hụt thông tin làm ảnh hởng công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói
chung.
- Về phơng pháp hạch toán
Có thể thấy rằng Công ty vận dụng hệ thống tài khoản mới vào quá trình
hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kế quả tiêu thụ tơng đối toàn diện, tuy
nhiên vẫn còn một số vấn đề cần nghiên cứu, xem xét khi vận dụng vào quá tình
hạch toán.
+ Trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, tất cả các khoản doanh thu dù thu tiền
ngay hay cha thu tiền kế toán đều phản ánh qua TK 131. Do vậy, đối với khách
hàng trả tiền ngay kế toán phải hạch toán thêm một bút toán ghi giảm tài khoản
công nợ cho khách:
BT1) Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131: Tổng số tiền bán hàng.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
BT2) Phản ánh khoản tiền khách hàng trả ngay
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán.
Nh vậy việc hạch toán có nhợc diểm là làm cho công việc kế toán trở lên lòng
vòng không phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhng do doanh nghiệp áp
dụng phần mềm kế toán nên trình tự hạch toán này thuận tiện cho việc theo dõi
công nợ vì nếu cùng một khách hàng máy sẽ bị lẫn lộn giữa khoản trả trớc và
khoản phải trả của khách hàng. Hơn nữa, xét tình hình thực tế của Công ty ta
thấy khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua
hàng nhiều, thanh toán chiếm tỷ trọng lớn thờng trả bằng tiền gửi Ngân hàng
nên chỉ khi nào có giấy báo Có của Ngân hàng mới ghi giảm công nợ nên việc
hạch toán qua tài khoản 131 là chấp nhận đợc.
+ Khi bán hàng cho Chi nhánh, Xí nghiệp Công ty phản ánh các khoản phải
thu nội bộ qua TK 336 làm không hợp lý bởi đây là khoản phải thu. Điều này dễ
gây nhầm lẫn cho máy giữa khoản phải thu và khoản khoản đã trả.
+ Công ty không sử dụng TK 531 - Giảm giá hàng bán theo quy định để
hạch toán phần tiền giảm giá đối với khách hàng mua với khối l ợng lớn, thờng
84

xuyên mà trừ trực tiếp luôn trên tổng số tiền khách hàng phải thanh toán ghi
trên hoá đơn. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán
hàng thực tế và số tiền giảm giá cho khách hàng.
+ Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Công ty hạch toán
phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán vào TK 1561112 ( Chênh lệch
giá hạch toán và gái thực tế Gas), 1561322 (Chênh lệch giá hạch toán và giá
thực tế bếp, phụ kiện) cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 632. Việc kết chuyển
phần chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán này làm ảnh hởng đến việc xác
định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh do phần kết chuyển chênh lệch giá
bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ. Do đó phần chênh
lệch giá đã kết chuyển không phải là phần chênh lệch của hàng tiêu thụ trong
kỳ.
+ Công ty không mở TK 1562 để theo dõi chi phí mua hàng mà tập trung
vào TK 641. Cuối kỳ kế toán kết chuyển hết chi phí bán hàng sang TK 911. Do
đó chi phí thu mua kết chuyển sang TK 911 bao gồm cả chi phí thu mua của
hàng tồn kho cuối kỳ, không phản ánh chính xác giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.
+ Tất cả chi phí công ty tập hợp hết vào TK 641. Công ty không mở TK
642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi
riêng chi phí bán hàng để có biện pháp thích hợp làm giảm chi phí bán hàng
tăng lợi nhuận của Công ty.
- Về sổ sách kế toán
Công ty không mở bảng kê số 8 để theo dõi tình hình mua và bán hàng, sổ
này theo dõi cả nghiệp vụ nhập- xuất hàng hoá, sổ này làm căn cứ để ghi Có cho
các TK 156 trên NK - CT mà Công ty lại mở bảng kê giá vốn hàng bán, sổ này
chỉ theo dõi đợc hàng hoá tiêu thụ.
Mặc dù Công ty mở sổ chi tiết doanh thu nhng sổ này chỉ theo dõi nghiệp
vụ xuất hàng, không có các thhông tin khác nh:đơn giá, số lợng Do đó Công ty
nên mở lại sổ chi tiết doanh thu TK 511để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý.
- Về thanh toán công nợ:
Hiện nay Công ty bán hàng theo kiểu mua đứt bán gọn, không bán hàng ký
gửi. Khách hàng của Công ty lại rất đa dạng bao gồm: Ngời tiêu dùng, các
khách hàng công nghiệp, thơng mại, các tổng đại lý, đại lý trong và ngoài
ngành nh ng hiện nay việc đôn đốc theo dỗi và thu hồi công nợ của Công ty
còn cha đợc tốt đặc biệt là khách hàng đại lý tổng đại lý. Mặc dù trong hợp
đồng có quy định: Các tổng đại lý, đại lý phải thanh toán ngay sau khi nhận
hàng. nhng trên thực tế, các Đại lý, tổng đại lý này thờng không thanh toán
đúng quy định, tình trạng nợ dây da và thanh toán theo hình thức nợ gối đầu vẫn
còn tồn tại, dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn.
- Về quản lý công nợ vỏ bình Gas:
Vỏ bình Gas là bao bì luân chuyển tham gia vào quá trình kinh doanh dùng
để chứa Gas phục vụ nhu cầu sinh hoạt của ngời tiêu dùng hoặc phục vụ cho sản
85

xuất kinh doanh của khách hàng công nghiệp, thơng mại. Tổng giá trị bình Gá
chiếm tới 60% tổng giá trị tài sản của Công ty. Việc quản lý công nợ vỏ bình
Gas sao cho có hiệu quả luôn đợc coi trọng. Hiện nay công tác quản lý vỏ bình
Gas còn một số những tồn tại sau:
+ Lợng vỏ bình Gas do cửa hàng chuyên doanh, đại lý xăng dầu lu trữ có
tần suất biến động lớn, nhng Công ty chỉ quản lý vỏ bình này trên số liệu thống
kê về: tổng lợng vỏ bình các đơn vị lu trữ trong đó phân thành lợng vỏ bình đã
thanh toán ký cợc và lợng vỏ bình cha thanh toán ký cợc tính đến thời điểm cuối
tháng. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt thông tin về sự biến động vỏ bình lu giữ
tại các cửa hàng chuyên doanh và các đại lý Xăng Dầu tại thời điểm nhất định
trong tháng, gây khó khăn cho lãnh đạo Công ty trong quản lý vỏ bình Gas.
+ Theo quy định khách hàng sử dụng bình Gas loại 12 Kg, 13 Kg, 48 Kg
khi mua lần đầu sẽ phải thanh toán tiền ký cợc tơng ứng với giá trị mỗi vỏ bình
Gas do Công ty quy định, lần mua sau khách hàng có thể đem vỏ bình của Công
ty đến bất kỳ cửa hàng, đại lý nào của Công ty để xin đổi. Để khuyến khích
khách hàng công nghiệp và thơng mại sử dụng hàng hoá của mình, công ty cho
khách hàng này mợn vỏ bình Gas ( hợp đồng mợn vỏ bình) mà không phải đặt
tiền ký cợc. Nhng thực tế hiện nay, lợng vỏ bình Gas cha thanh toán tiền ký cợc
của khách hàng cho Công ty là rất lớn. Nếu lợng khách hàng công nghiệp, thơng
mại có nhu cầu sử dụng bình Gas tăng, lợng cho mợn vỏ bình ngày càng lớn
trong khi tiền đặt ký cợc vỏ bình thì không có. Điều này gây mất cân đối giữa
giá trị lợng vỏ bình cho mợn với lợng hàng bán ra cho các đối tợng này, ở một
phơng diện nào đó có thể coi Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn.
Mặt khác, việc cho mợn vỏ bình Gas không có tiền ký cợc làm cho mối quan hệ
giữa Công ty và khách hàng thiếu sự rằng buộc.
- Về định mức hao hụt: Qua khảo sát thực tế chu trình luân chuyển LPG từ
khâu nhập tầu, tồn chứa, đóng bình, xuất bán Gas bằng xe bồn và kiểm định
bình mới phát sinh hao hụt. Tuy nhiên mức hao hụt khá thấp, nhiều khi có hao
hụt thừa do nhập tầu và lợng Gas còn tồn lại trong quá trình luân chuyển vỏ
bình nhng vấn đề đặt ra Công ty vẫn cha ban hành các định mức hao hụt cho
từng công đoạn trong quá trình luân chuyển hàng hoá.
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty
Gas - Petrolimex.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện.
Việc chuyển đổi cơ chế kế toán nớc ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền
kế toán tiêu thụ có sự quản lý của nhà nớc là một xu hớng tất yếu khách quan.
Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt, doanh nghiệp
thơng mại sẽ phải phát triển mạnh mẽ mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt
nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự
là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt đợc điều đó thì cần thiết phải sử
86

dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán đợc
coi là một công cụ đắc lực.
Nhà nớc đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kế toán, sự thành bại của doanh
nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định, tính
toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng phơng pháp hệ
thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có
thể biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình
tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn
cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng
phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu t đúng đắn
trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế
toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, và
đây thật sự là một yêu cầu bức xúc.
Trong hoạt động kinh doanh thơng mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu
cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh
nghiệp. Vốn hàng hoá thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh,
chính vì thế quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải đợc theo dõi chặt chẽ,
thờng xuyên. Đồng thời quá trình này là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Muốn hoàn thiện đợc đòi hỏi phải có nhận xét đúng
trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm báo phù hợp với chế độ chính sách
và đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ,
chính xác những thông tin kinh tế , vừa tiết kiệm đợc chi phí, vừa có hiệu quả.
Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tốt thì hệ thống các
chứng từ ban đầu sẽ đợc hoàn thiện, do đó sẽ đợc nâng cao đợc tính pháp lý,
tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển
chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập
-xuất - tồn hàng hoá.
Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản để phán ánh các
nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng
thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những ngời quan tâm đến báo cáo tài chính
của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp.
Hoàn thiện quá trình hạch toán trên, ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức kế toán toàn Công ty, nó còn cung cấp cho các cơ quan quản lý
cấp trên những số liệu chính xác, phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ của
Công ty theo từng hình thức bán và hiệu quả kinh doanh, giúp cho nhà lãnh đạo
có thể quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đợc tốt hơn.
Hoàn thiện quá trình kế toán này đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt
khối lợng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế
cần thiết cho các đối tợng sử dụng.
87

2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác
hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas - Petrolimex.
2.1. Về luân chuyển luân chứng từ.
- Trong trờng hợp bán hàng cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp trực
thuộc, Công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách
hàng, 1 liên giao cho Chi nhánh, Xí nghiệp làm cơ sở báo nợ cho Văn phòng
Công ty, 1 liên lu ở sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý
vì hàng ở Chi nhánh, Xí nghiệp hay hàng ở kho Văn phòng Công ty vẫn là hàng
thuộc sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách qua kho Chi
nhánh, Xí nghiệp vì thế vẫn đợc coi là xuất khỏi Công ty. Chứng từ này vẫn đảm
bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Hoặc Công ty chỉ làm
nhiệm vụ nhập hàng và điều động hàng hoá cho các NH, XN. Các CH, XN đợc
uỷ quyền xuất hàng và bán hàng trực tiếp. Tại các CN, XN đã có kho hàng, có
hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nh vậy
trên Văn phòng Công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ
để tập trung vào điều hành Công ty. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng
thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và chính sách thuế.
+ Trờng hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập nên giao hoá đơn
GTGT cho khách ngay tại CN cảng đầu mối. Khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lu
chứng từ cần thiết vào tập hồ sơ, đến khi nào CN chuyển hoá đơn GTGT về số
hàng đã bán cho Công ty thì Công ty tiến hành hạch toán số hàng đã bán theo
giá bán cho khách. Những hoá đơn này phải đợc gửi ngay về Công ty để kịp thời
hạch toán.
+ Đối với hàng hoá bán lẻ: các cửa hàng lập báo cáo bán hàng và gửi về
Công ty không theo một quy định thống nhất có khi 10 ngày mới nhận đợc báo
cáo bán hàng điều này gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán tiêu thụ ở
Công ty. Do đó Công ty nên đa ra các quy định rõ ràng, cụ thể về việc lập và
nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc theo định kỳ ngắn (tối đa là 5 ngày). Để
đảm bảo việc theo dõi tốc độ thực tế bán ra tại các cửa hàng bán lẻ, cũng nh
công nợ đối với các cửa hàng. Đối với những hàng hoá mới đa ra thị trờng phải
báo cáo thờng xuyên với Công ty để có thể nắm bắt thông tin kịp thời phục vụ
cho lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định hợp lý cho sự tồn tại và phát triển
của hàng hoá đó trên thị trờng.
2.2. Về phơng pháp hạch toán
- Công ty không sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá
mà tất cả chi phí thu mua hàng hoá đợc hạch toán vào TK 641- chi phí bán hàng
nên khó xác định chính xác chi phí mua hàng làm cho giá vốn hàng bán không
phản ánh chính xác,vì không có khoản chi phí mua hàng trong giá vốn. Hơn nữa
tỷ trong giữa chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tổng chi phí
không đợc phân định rõ. Vì thế Công ty nên mở TK 1562 tập hợp chi phí thu
mua để khắc phục hạn chế này.
88

Tài liệu liên quan

Tài liệu mới nhất