Báo cáo thực tập ngoại thương THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TECHCONVINA THƯƠNG VẬN.doc - Tài liệu tham khảo

22
giao nhận của Trung tâm Vận tải( quản lý việc giao nhận tại Hà Nội và các tỉnh
phía Bắc trừ Hải Phòng và Quảng Ninh ), tổ giao nhận của chi nhánh Hải Phòng.
Đội ngũ giao nhận này được công ty đào tạo chuyên nghiệp, thực hiện các công
đoàn giao nhận hàng hoá theo quy trình ISO đã được công ty xây dựng. Hàng
năm, Công ty đều có các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cũng như có
các lớp học nhằm nâng cao khả năng giao tiếp, văn hoá doanh nghiệp cho đội ngũ
giao nhận.
Khối lượng hàng hoá mà Công ty vận chuyển và giao nhận trong thời gian
qua là rất đa dạng về chủng loại, lớn về khối lượng. Để đạt được một khối lượng
hàng hoá lớn như vậy đòi hỏi đội ngũ nhân viên giao nhận giỏi về nghiệp vụ,
nhiệt tình với công việc. Ngoài ra công tác tổ chức, điều hành đội ngũ giao nhận
là một yếu tố rất quan trong quyết định tới hiệu quả của công tác giao nhận của
Công ty trong thời gian qua.
II. Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty TNHH Techconvina Thương vận
2.1 Các bước trong quy trình giao nhận vận tải tại cônt ty Techconvina Thương
Vận
Giao nhận hàng hoá là một hoạt động không thể tách rời trong hoạt động
kinh doanh vận tải hàng hoá của Công ty trong thời gian qua. Đây chính là một
trong những thế mạnh cạnh tranh của Công ty trên thị trường vận tải hàng hoá.
Quy trình giao nhận hàng hoá nói chung của Công ty bao gồm:
- Tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu về Công ty và các gói dịch vụ của
Công ty.Việc này đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải khéo léo biết cách ăn nói làm
sao thu hút được khách hàng đến với Công ty của mình.
23
- Khi tiếp xúc được với khách hàng rồi, khách hàng đã chấp nhận, nhân
viên tiếo nhận yêu cầu của khách hàng và lên lịch làm việc
- Nhân viên kiểm tra, lên phương án và tính toán đơn giá vận chuyển để báo
giá lại cho khách hàng
- Lên kế hoạch vận chuyển cũng như giao nhận hàng hoá cho tổ giao nhận.
Tổ giao nhận sẽ cử nhân viên tới kho (hoặc cảng, nhà ga, bến tàu .) để làm các
thủ tục tiếp nhận hàng hoá lên phương tiện vận chuyển.Việc này đòi hỏi nhân
viên giao nhận phải nắm vững mặt hàng, làm chủ các số liệu và có các phương án
sắp xếp hàng lên phương tiện hợp lý cũng như bảo đảm an toàn cho hàng hoá
trong quá trình giao nhận, chờ đưa hàng lên phương tiện.
- Tuỳ theo từng loại phương tiện, tính chất hàng hoá, cung đường, hợp
đồng vận chuyển mà cán bộ giao nhận có phải đi theo áp tải hàng hay không.
- Tiến hành các thủ tục giao nhận hàng hoá tại cảng, nhà ga, bến tàu (hoặc
kho của khách hàng), hoàn tất các chừng từ để kết thúc quy trình.Tuỳ theo từng
mặt hàng,từng loại hình vận chuyển, giao nhận mà các cán bộ giao nhận sẽ có các
biện pháp tổ chức giao nhận hàng hoá khác nhau.
2.1.1 Các chứng từ liên quan đến vận tải bằng đường biển tại Công ty
Techconvina Thương Vận
2.1.1.1 Chứng từ đối với hàng xuất khẩu
a. Chứng từ hải quan:
- 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản
lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao
phải nộp.
24
- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương
đương như hợp đồng
- 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký
mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên
tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan).
- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất)
b. Chứng từ với cảng và tầu
Ðược sự uỷ thác của chủ hàng. Người giao nhận liên hệ với cảng và tầu để
lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tâù. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn
này gồm:
• Chỉ thị xếp hàng (shipping note)
• Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)
• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)
• Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)
• Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)
• Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)
c. Chứng từ khác
Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, người
giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng
từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán . Trong đó có thể đề
cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:
25
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
• Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing list)
• Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)
• Chứng từ bảo hiểm
2.1.1.2 Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát
hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi
bồi thường.
Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi
thường, đó là:
• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
• Biên bản kê khai hàng thừa thiếu
• Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ
• Biên bản giám định phẩm chất
• Biên bản giám định số trọng lượng
• Biên bản giám định của công ty bảo hiểm
• Thư khiếu nại
• Thư dự kháng…
2.1.2 Các giấy từ liên quan đến vận tải bằng đường sắt tại Công ty Techconvina
Thương Vận
2.1.2.1 Tàu liên vận quốc tế xuất cảnh:
26
Khi đoàn tàu xuất cảnh tới ga biên giới, trưởng tàu hoặc người đại diện phải
nộp cho cơ quan hải quan tại ga những giấy tờ sau đây:
- Tờ khai thành phần đoàn tàu, danh sách, tờ khai hành lý của tổ lái và
những người làm việc trên tàu;
- Bản kê khai hàng hoá xuất khẩu, kể cả hàng quá cảnh, giấy giao tiếp toa xe
(nếu là tàu chuyên chở hàng hoá);
- Danh sách hành khách và phiếu gửi hành lý không theo người của hành
khách (nếu là tàu chuyên chở hành khách);
- Tờ khai nhiên liệu, vật liệu, lương thực, thực phẩm của đoàn tàu.
2.1.2.2 Tàu liên vận quốc tế nhập cảnh:
Khi đoàn tàu nhập cảnh tới ga biên giới, trưởng tàu hoặc người đại diện nộp
cho cơ quan hải quan tại ga những giấy tờ sau:
- Tờ khai thành phần đoàn tàu, tờ khai, bản kê hành lý của tổ lái và nhân
viên làm việc trên tàu;
- Bản kê khai hàng hoá nhập khẩu, giấy giao tiếp toa xe (nếu là tàu chuyên
chở hàng hoá);
- Danh sách hành khách và các phiếu gửi hành lý không theo người (nếu là
tàu chuyên chở hành khách);
- Tờ khai nhiên liệu, vật liệu, lương thực, thực phẩm của đoàn tàu;
- Bản trích lược khai hàng hóa dỡ xuống từng ga liên vận nội địa.
27
2.1.2.3. Tàu liên vận quốc tế tại ga liên vận nội địa:
Khi đoàn tàu tới ga liên vận nội địa, trưởng tàu hoặc người đại diện hợp
pháp phải nộp cho cơ quan hải quan tại ga:
- Bản trích lược khai hàng hoá nhập khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan
tại ga liên vận biên giới;
- Vận tải đơn;
- Giấy giao tiếp hàng quá cảnh (nếu có hàng quá cảnh quốc tế).
2.1.2.4. Người phụ trách tàu liên vận quốc tế hoặc chủ hàng chịu trách nhiệm bảo
đảm nguyên trạng hàng hoá, toa xe trong quá trình vận chuyển từ ga xếp hàng ở
nội địa đến ga xuất cảnh (đối với hàng xuất) và từ ga nhập cảnh tới ga dỡ hàng ở
nội địa (đối với hàng nhập).
2.1.3 Vận tải đường hàng không
2.1.3.1. Giao hàng xuất khẩu
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành chuẩn bị hàng
hoá và lập một số một số chứng từ cần thiết về hàng hoá để giao hàng cho hãng
hàng không.
Thông thường, họ uỷ thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng
một hợp đồng uỷ thác giao nhận.
Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho
phép khai thác hàng hoá.
28
Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp
và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không.
+ Giấy phép xuất nhập khẩu
+ Bản kê chi tiết hàng hoá
+ Bản lược khai hàng hoá
+ Giấy chứng nhận xuất xứ
+ Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan
+ Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại …
Sau khi làm song thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi
phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:
1. Các bản còn lại của MAWB và HAWB
2. Hoá đơn thương mại
3. Bản kê khai chi tiết hàng hoá
4. Giấy chứng nhận xuất xứ
5. Phiếu đóng gói
6. Lược khai hàng hoá
Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc
HAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có
liên quan.
29
2.1.3.2 Nhận hàng nhập khẩu
Theo sự uỷ thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu,
người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hoá
bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu
cung cấp.
- Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm
giao nhận hàng hoá của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đã đến của hãng
vận chuyển cấp vận đơn thì:
-> Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng
hoá
-> Sau khi thu hồi bản vận dơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập
khẩu làm các thủ tục nhận hàng ở sân bay.
-> Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên
bằng vận dơn chủ sau đó chia hàng và giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận
đơn gom hàng.
- Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến dích, thì ngoài việc thu
hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận còn
phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:
o Giấy phép nhập khẩu
o Bản kê khai chi tiết hàng hoá
o Hợp đồng mua bán ngoại thương
o Chứng từ xuất xứ
o Hoá đơn thương mại
30
o Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB
o Tờ khai hàng nhập khẩu
o Giấy chứng nhận phẩm chất
o Và các giấy tờ cần thiết khác.
Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi
khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan
cho hàng hoá.
Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ
hải quan và thông báo thuế. Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí
mà người giao nhận đã nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận.
2.2 Những thành tựu đạt được
Trong những năm qua, hoạt động vận tải, đại lý vận tải và giao nhận hàng
hoá, kinh doanh cho thuê và vận hành kho bãi là những lĩnh vực kinh doanh
chính, mang lại công ăn việc làm, doanh thu và đặc biệt là lợi nhuận lớn nhất cho
Công ty. Đây là những hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau
trong quá trình thực hiện các hợp đồng vận tải hàng hoá, xuất nhập khẩu của
Công ty. Bắt đầu từ các hoạt động mua bán hàng hoá, xuất nhập khẩu uỷ thác,
vận chuyển hàng quá cảnh, vận chuyển hàng hoá sẽ được đội ngũ nhân viên giao
nhận hàng hoá bàn giao đầy đủ về khối lượng, chất lượng cho khách hàng cho
đến việc lưu giữ, bảo quản, thực hiện các công tác vận hành kho, phân phối sản
phẩm đến tay người tiêu dùng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn
cao, thích ứng với cơ chế thị trường đã mang lại nhiều hiệu quả cho Công ty.
Mở rộng được thị trường khách hàng không chỉ trong thị trường Châu Á mà
còn lấn sang thị trường Châu Âu. Có nhiều khách hàng tiềm năng đảm bảo về các
31
mặt cung ứng dịch vụ, đảm bảo cho nguồn vốn được lưu thông và ngày càng
tăng.
Tạo được uy tín ngày càng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
2.3 Những hạn chế
Những mặt hạn chế của công tác giao nhận hàng hoá trong thời gian qua
của Công ty như chưa thực hiện đầy đủ 100% yêu cầu của quy trình giao nhận
hàng hoá; vẫn còn có các hiện tượng nhân viên giao nhận chưa giám sát đầy đủ
quá trình giao nhận hàng hoá; nhân viên giao nhận hàng hoá còn chưa tinh thông
nghiệp vụ giao nhận, tinh thông nghiệp vụ xuất nhập khẩu, chưa am hiểu luật
pháp; chưa có hướng đào tạo tuyển dụng người địa phương làm nhân viên giao
nhận tại địa phương mình sinh sống.
CHƯƠNG III
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
I. Phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty Techconvina
Thương Vận cần hướng tới

Tài liệu liên quan

Tài liệu mới nhất