xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD) - Tài liệu tham khảo


- Nhãn (tên) chức năng: Bởi vì chức năng là các thao tác nên tên phải được dùng là
một “Động từ” cộng với “bổ ngữ”. Chú ý rằng trong tiếng Việt động từ và danh từ đôi khi
chung một từ nên cần thiết ta phải thêm từ xác định “sự” nếu muốn nhấn mạnh đó là danh
từ.
Ví dụ : Chức năng “Ghi nhận hoá đơn”, “Theo dõi mượn trả”, “Xử lý thi lại”
b. Luồng dữ liệu
- Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lí.
Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ
- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên
đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông
tin
- Nhãn (tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh từ “ cộng
với “tính từ” nếu cần thiết.
Thí dụ “Hoá đơn”, “Hoá đơn đã kiểm tra”, “Điểm thi”, “Danh sách thi lại”
Các luồng dữ liệu và tên được gán cho chúng là các thông tin “logic” chứ không
phải là các tài liệu vật lý
c. Kho dữ liệu
- Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian,
để sau đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng. Nó bao gồm một
nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lưu trữ: Dưới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ
trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bị mang tin (băng từ, đĩa từ) của máy tính;
nhưng ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong đó tức là dạng logic của nó (trong cơ sở
dữ liệu)
- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay (cặp
đoạn thẳng song song) trên đó ghi nhãn của kho.
- Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính từ nếu
cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông tin
Thí dụ : Kho “Hồ sơ Cán bộ”, “Vật tư”, “Phòng”, “Độc giả”
d. Tác nhân ngoài:
Người ta còn gọi là Đối tác (External Entities) là một người, nhóm hay tổ chức ở
bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc,
trao đổi thông tin với hệ thống.
Sự có mặt các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối
quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Điều đáng chú ý là hiểu nghĩa “ngoài lĩnh vực
nghiên cứu” không có nghĩa là bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như đối với hệ thống xử lý
Nhóm 5- L05
6

đơn hàng thì bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận kho tang vẫn là tác nhân
ngoài. Đối với hệ thống tuyển sinh đại học thì tác nhân ngoài vẫn có thể là thí sinh, giáo
viên chấm thi và hội đồng tuyển sinh.
Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin
cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống
- Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật, có gán nhãn.
- Nhãn (tên): Được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết
e. Tác nhân trong
- Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống
được mô tả ở trang khác của biểu đồ.
Thông thường mọi biểu đồ có thể bao gồm một số trang, đặc biệt là trong các hệ
thống phức tạp và với khuôn khổ giấy có hạn thông tin được truyền giữa các quá trình trên
các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. Ý nghĩa của tác nhân trong với kí hiệu
tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán.
- Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi
nhãn.
- Nhãn (tên) tác nhân trong: Được biểu diễn bằng Động từ kèm bổ ngữ
Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD :
- Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau
- Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử
lý.
- Nói chung kho đã có tên nên luồng dữ liệu vào ra kho không cần tên, chỉ khi việc
cập nhật, hoặc trích từ kho chỉ một phần thông tin ở kho, người ta mới dùng tên cho luồng
dữ liệu.
- Vì lí do trình bày nên tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu sử dụng nhiều
lần có thể vẽ được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng biểu đồ để cho dễ đọc, dễ hiểu hơn
- Mối liên quan giữa chức năng xử lý , kho dữ liệu và luồng dữ liệu :
- Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồng ra. Nếu kho
chỉ có luồng vào mà không có luồng ra là kho “vô tích sự”, nếu kho chỉ có luồng ra mà
không có luồng vào là kho “rỗng”
- Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý
**Phân loại thông tin:
Các thông tin thu thập được cần phải phân loại theo các tiêu chí
- Hiện tại / tương lai:
Nhóm 5- L05
7

o Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường, hoàn cảnh, các thông tin có
lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý.
o Các thông tin cho tương lai được phát biểu từ các mong muốn, phàn nàn, các dự
kiến kế hoạch.
Các thông tin cho tương lai có thể có ý thức nhưng không được phát biểu cần được
gợi ý hoặccác thông tin vô ý thức cần được dự đoán.
- Tĩnh / động / biến đổi:
o Các thông tin tĩnh có thể các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá, Các phòng ban, chức
vụ v.v
o Các thông tin động thường các thông tin về không gian như các đường di chuyển
tài liệu, về thời gian như thời gian xử lý, hạn định chuyển giao thông tin
o Các thông tin biến đổi : Quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước, của cơ quan
làm nền cho việc xử lý thông tin. Các thủ tục, những công thức tính toán cũng như các điều
kiện khởi động công việc. Các quy trình xử lý v.v .
- Môi trường / nội bộ:
o Phân biệt các thông tin của nội bộ hoặc từ môi trường có tác động với hệ thống
o Một điểm đáng lưu ý trong việc phân loại là chú trọng việc đánh giá các tiêu chuẩn
như tần suất xuất hiện ( điểm đỉnh, điểm trùng ), độ chính xác và thời gian sống
** Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tương lai :
Yếu kém:
- Thiếu, vắng: Thiếu một chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin, thiếu
con người thực hiện, quản lý v.v.
- Kém hiệu lực (hiệu suất thấp ) do các yếu tố
o Phương pháp xử lý không chặt chẽ
o Cơ cấu tổ chức bất hợp lý
o Lưu chuyển thông tin bất hợp lý, dài lòng vòng
o Giấy tờ tài liệu trình bày kém
o Sự ùn tắc, quá tải.
- Tổn phí cao: Thực chất sự tổn phí cần được đánh giá theo một tiêu chuẩn và khía
cạnh nào đó như yếu
tố thời gian, con người, quá trình
Yêu cầu nảy sinh:
- Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng
- Các nguyện vọng của nhân viên
Nhóm 5- L05
8

- Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo
Xây dựng biểu đồ BLD
Xây dựng BLD vật lý (hệ thống cũ): Khai triển và làm mềm các tiến trình của biểu
đồ
Xây dựng BLD logic (hệ thống cũ): Chuyển từ BLD vật lý
è
BLD logic
Xây dựng BLD logic (hệ thống mới): Chuyển từ BLD logic hệ thống cũ
è
BLD
logic hệ thống
Xây dựng BLD vật lý:
* Xây dựng BLD vật lý (HT cũ)
Kỹ thuật phân mức (áp dụng cả với BLD logic):
Có 3 mức cơ bản được đề cập đến :
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (Context Data Flow Diagram)
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diagram)
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Levelling Data Flow Diagram
BLD mức ngữ/khung cảnh (1)
Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất.
- Cả hệ thống như một chức năng duy nhất.
- Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống
được xác định.
BLD mức đỉnh (2)
BLD mức đỉnh (nhiều chức năng) được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức
năng phân rã tương ứng mức 2 của BPC. Các nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.
BLD mức dưới đỉnh (3+)
BLD mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh. Các chức năng được định nghĩa
riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản.
Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:
- Chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn
- Luồng dữ liệu:
Vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)
Thêm luồng nội bộ
Nhóm 5- L05
9

- Kho dữ liệu : dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ
- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm
gì.
Số mức phân rã thông thường là 7 ± 2 mức tuỳ độ phức tạp của hệ thống
BLD mức dưới đỉnh (t)
+ Xây dựng BLD vật lý (HT cũ)
1. Xác định tư liệu và cách trình bày hệ thống
2. Xác định miền biên giới hạn của hệ thống
3. Sử dụng và trình bày thông tin vào và các nguồn cung cấp thông tin cũng như thông tin
ra và nơi thu nhận thông tin
4. Vẽ biểu đồ mức ngữ cảnh và kiểm tra tính hợp lý của nó
5. Xác định các kho dữ liệu
6. Vẽ biểu đồ mức đỉnh của hệ thống
7. Phân rã làm mịn biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thành mức dưới đỉnh
8. Xây dựng từ điển dữ liệu để phụ trợ biểu đồ luồng dữ liệu đã có
9. Đánh giá kiểm tra biểu đồ luồng dữ liệu và cải tiến làm mịn thêm dựa vào đánh giá này
10.Duyệt lại toàn bộ để phát hiện sai sót
* Xây dựng BLD logic (HT cũ)
Xuất phát từ biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý, tiến hành loại bỏ các yếu tố vật lí từ
biểu đồ này.
Đây là quá trình trừu tượng hoá các thành phần của biểu đồ, lược bỏ các yếu tố vật
lý để giữ lại các tính chất tinh tuý nhất mà vẫn không làm thay đổi bản chất của hệ thống.
Khi loại bỏ một số chức năng, dữ liệu cần lưu ý loại bỏ theo các tiêu chí sau:
- Loại bỏ các chức năng do chính con người, thiết bị, và hệ thống thực hiện. Các
chức năng này thuần tuý chỉ là các thao tác vật lý, nên không tin học hoá được
- Phát hiện và loại bỏ những chức năng gắn liền với các biện pháp xử lí. Ở đây các
chức năng này chỉ tồn tại tạm thời do những biện pháp quy định. Khi thay đổi biện pháp,
các chức này không còn phù hợp nữa
+ Xây dựng BLD logic (t)
Biện pháp loại bỏ:
- Xoá bỏ các chức năng cần loại bỏ.
- Thay thế chuyển đổi các luồng dữ liệu cho thích hợp khi loại bỏ một số chức năng
và dữ liệu
- Ghép phối một số chức năng gần gũi thành cụm và cuối cùng là tổ chức lại biểu đồ
bằng cách đánh số lại các chức năng.
Nhóm 5- L05
10

- Trong trường hợp phát hiện một chức năng nào đó chưa rõ vật lý hay logic, cách
tốt nhất là phân rã chức năng này thành các chức năng chi tiết hơn để việc loại loại bỏ được
thực hiện.
Chuyển đổi BLD từ mức vật lý thành mức logic chỉ diễn ra đối với BLD mức đỉnh
và mức dưới đỉnh
+ Xây dựng BLD logic (HT mới)
Xem lại:
- Những nhược điểm của hệ thống cũ như Thiếu chức năng, hiệu suất thấp, lãng phí.
Những nhược điểm này cần được khắc phục
- Các yêu cầu, mục tiêu của hệ thống mới: Đây là các yêu cầu ưu tiên cần bổ sung
vào các chức năng của biểu đồ.
Việc biến đổi có thể thực hiện bằng cách khoanh lại một số vùng là các vùng thay
đổi. Đối với những vùng thay đổi sẽ được sắp xếp lại sao cho:
- Luồng dữ liệu vào, ra: Đó là giao diện đối với những vùng còn lại phải bảo toàn.
- Xác định chức năng tổng quát của vùng thay đổi để khi biến đổi vẫn giữ nguyên
được chức năng chính của nó; không làm cho chức năng này bị biến dạng.
- Xoá một phần BLD cần thay đổi bên trong và lập lại các chức năng từ nhỏ chi tiết,
các chức năng biến đổi trung gian (kiểm tra, thêm. ) và các trung tâm biến đổi
- Bổ sung các nhu cầu về kho dữ liệu, lập các luồng dữ liệu
II. BÀI TẬP
Nhóm 5- L05
11

“Quản lý nhà hàng khách sạn”
Paradis” Thiên đường là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ
ăn, thức uống, một sàn nhảy và một phòng giải trí. Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng
và bán đồ ăn, thức uống.
Ban giám đốc đặc biệt bận tâm về công việc của Phòng tiếp tân. Chính là ở khâu này
mà khách liên hệ đặt chổ, tìm phòng thuê, nhận chìa khóa phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ
(giặt ủi, dọn phòng, tham quan, . ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn.
Khách đặt chổ phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải
phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chổ và hiện trạng của kháh sạn để
giải quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến
ngày nào, khách cần phòng hạng nào (phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì
đặc biệt không? để dành chổ cho khách nếu đến thời điểm khách đến còn phòng trống
(phòng chưa ai đặt chổ hoặc không còn khách ở).
1. Các chức năng của hệ thống
a. Nhận đặt chỗ trước
- Tiếp nhận yêu cầu
- Phân tích yêu cầu
- Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu
Nếu có khác năng: Khẳng định và lưu thông tin đặt buồng
Nếu không có khả năng: Thông báo và lập danh sách khách chờ
b. Theo dõi lưu trú
Nhóm 5- L05
12

- Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách
- Ghi nhận phiếu đến
- Lưu kho giấy tờ và phiếu đến
- Khai báo tạm trú
- Kiểm tra phòng khách trước khi khách thanh toán
c. Phục vụ các yêu cầu dịch vụ của khách
- Nhận yêu cầu dịch vụ của khách
- Lập bảng kê
- Lưu kho dữ liệu
d. Phục vụ các yêu cầu đặt tiệc
- Tiếp nhận yêu cầu đặt tiệc của khách
- Lập hoá đơn
- Giao bản sao hoá đơn cho nhà hàng
- Lưu kho
- Nhận tiền thanh toán của khách
- Chuyển tiền cho thủ quỹ
e. Thanh toán
- Nhận phiếu đến và kê khai dịch vụ, hoá đơn đặt tiệc
- Lập phiếu thu (hoá đơn)
- Nhận tiền thanh toán của khách
- Giao một liên cho khách hàng
- Lưu kho liên
- Trả lại chứng minh thư nhân dân, giấy tờ tuỳ thân cho khách
- Nộp tiền cho thủ quỹ
2. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Bước 1: Liệt kê các chức năng của hệ thống( đã liệt kê ở phần 1)
Bước 2:
+ Phân nhóm các chức năng có liên quan (đã phân nhóm ở phần 1)
+ Đánh số thứ tự các nhóm
1. Đặt phòng
2. Theo dõi lưu trú
3. Phục vụ các yêu cầu dịch vụ của khách
4. Phục vụ các yêu cầu đặt tiệc
5. Thanh toán
Nhóm 5- L05
13

Sơ đồ phân rã chức năng gộp
Sơ đồ phân rã chức năng gộp
Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết
a. Đặt phòng

Mô tả chi tiết chức năng
Nhóm 5- L05
14
Quản lý hoạt động bộ
phận lễ tân
1. Nhận đặt chỗ
trước
2.Theo dõi lưu
trú
3. Phục vụ các
yêu cầu dịch vụ
của khách
4. Phục vụ các
yêu cầu đặt tiệc
5. Thanh toán
1.Nhận đặt chỗ trước
1.1 Tiếp
nhận yêu
cầu
1.3 Kiểm tra
khả năng đáp
ứng yêu cầu
1.2 Phân
tích yêu cầu
Khẳng định và lưu
thông tin đặt buồng
Lập danh sách khách
chờ
Có khả năng Không có khả năng

1.1 Nhận yêu cầu
Khi khách liên hệ với bộ phận lễ tân, nhân viên của bộ phận lễ tân cần lắng nghe yêu
cầu của khách. Những yêu cầu này có thể là yêu cầu về loại, hạng buồng, số ngày lưu trú,
số lượng khách, các yêu cầu đặc biệt…
1.2 Phân tích yêu cầu
Để giải quyết yêu cầu, trước hết, nhân viên bộ phận lễ tân cần phân tích kỹ các yêu
cầu của khách.
1.3 Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu
Sau khi phân tích yêu cầu của khách, nhân viên lễ tân cần xem xét hồ sơ dành chỗ và
hiện trạng của khách sạn để xem khả năng đáp ứng của khách sạn đối với yêu cầu của
khách.
Nếu có khả năng đáp ứng, cần khẳng định lại với khách và lưu thông tin đặt buồng
của khách.
Nếu không có khả năng đáp ứng, thông báo với khách và đưa thông tin của khách
vào danh sách khách chờ.
b. Theo dõi lưu trú
Mô tả chi tiết chức năng:
2.1 Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách
Khi khách đến, nhân viên lễ tân cần xác định việc khách đã đặt buồng trứơc hay
chưa thông qua việc xem hồ sơ đặt chỗ.
Nhóm 5- L05
15
2. Theo dõi lưu trú
2.1 Tiếp
nhận yêu
cầu thuê
phòng
của khách
2.2 Ghi
phiếu đến
2.3 Lưu
kho giấy
tờ và
phiếu đến
2.4 Khai
báo tạm
trú
2.5 Kiểm
tra phòng
khách trước
khi khách
thanh toán

Tài liệu liên quan

Tài liệu mới nhất